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写真はイメージ画像です。
機構の様式がバラバラでWordやPDFで管理していたので、その都度打ち替える作業が大変でした。
事務の方や担当者のパソコンの中に各企業のフォルダ作って、そこに毎回Excelデータなどを保存していました。
ただ、どの企業になんていう名前の子がいてどんな子がいるかというのを一覧にしないといけないのですが、
実習生の名簿もなかなか作れず、各企業ごとにその都度ファイルを確認するというのが手間でした。
どこかに情報を入れておいて、何かあったときに検索してすぐ出るような形が欲しいと思っていました。
ちょっとアナログな形でやるよりも、ちゃんとデータで実習生全員登録しておいて漏れがないようにする体制を整えたかったっていうのが一番です。
実際に使うのが、事務とか事務処理される方がメインになるので、当時の担当者がパンフレットやサンプルを見て選んでもらったかと思います。
dekisugiを使うと必要最低限な企業名や認定番号などがすぐ反映されるようになっているので、
その都度出すときに、書かなきゃいけない箇所だけ書けば書類ができるというところが非常に効率化になってます。
PDFで保存すると、後から修正が多分ほとんどのダウンロードファイルではできないと思うのですが、出力した帳票に直接編集ができるという点も大きいです。
あとは実習生の情報を登録しておけば、企業のいつ入国した子なのかとか、何の職種の子なのかとかがすぐ検索できるので、
実習生区分や在留期限、誕生日などが全部反映されていて、必要情報を引っ張り出したいときにデータ化できるのが非常に助かってます。
入国のグループことに一括で管理できるになったところが便利だなと感じています。
そのような機能も相まってかかってた時間は3分の1以上は短縮できたんじゃないかなと感じています。
