- 送出し機関の役割って何なの？
- 送出し機関はどこを選べばいいのだろう？
- 送出し機関の費用はどこも同じくらいなのかな？
このような疑問や悩みをお持ちではないでしょうか。
はじめて技能実習生や特定技能外国人を採用される企業にとって、送り出し機関は重要な役割を果たす機関となります。しかし、制度が複雑かつ馴染みの無いものであるがゆえに、手続きに労力と時間を奪われるのが現状です。
この記事では、技能実習制度や特定技能制度を初めて利用される企業様に向けて、過去に3名の技能実習生と7名の特定技能外国人を採用した経験と、隈なくリサーチした結果から、送り出し機関を選ぶときの注意点について徹底解説いたします。
最後までお読みいただくと、送り出し機関を選ぶ際に迷うことなく、円滑に業務が進められるようになります。
ぜひ、最後までお読みください。
目次
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送出し機関の役割と主な業務内容
はじめに、送り出し機関の役割と主な業務内容について解説していきます。
送り出し機関とは、外国人技能実習生を送り出す団体や企業で、日本にある技能実習生を監理する団体（監理団体）へ人材を送り出す機関です。技能実習制度において送出し機関からの斡旋は必須となりますが、特定技能制度に関してはその限りではありません。
以下に技能実習制度と特定技能制度における、送り出し機関の役割の違いを解説しますので、確認していきましょう。
技能実習制度
技能実習制度の全体の流れとしては、送り出し機関（現地）から監理団体（日本）へ人材が斡旋され、監理団体を介して受け入れ企業が実習生を雇用する形態です。つまり、技能実習生として人材を受け入れるには、送り出し機関と監理団体を経由する必要があります。
ここでの送出し機関の役割は多岐にわたり、主な業務内容は次の通りです。
- 技能実習応募者の募集と受け入れ企業のマッチング
- 日本語、ビジネスマナー、実技など各種研修
- 出国手続き・入社手続きなどのフォロー
- 技能実習中の問い合わせ・トラブル対応
- 技能実習完了時の帰国手続きのフォロー
- 母国での再就職支援
ご覧いただいた通り、実習前から実習完了後まで全ての過程で、送出し機関が関わっています。
特定技能制度
次に、特定技能制度での送出し機関の役割について解説します。
特定技能制度で人材を受け入れる際は、技能実習制度のように送り出し機関や監理団体を介する必要はなく、人材と直接雇用契約を結ぶことが可能です。つまり、送り出し機関の利用が不要なケースもあります。
但し、受け入れ先の国の定めで、送出し機関から紹介された人材を採用することが義務付けされている場合もありますので、人材選定の際には注意が必要です。
その際、特定技能制度における送出し機関の主な役割は以下の通りです。
- 人材募集
- 日本語・技術試験の合否の確認
- 受け入れ企業への人材紹介
上記以外の業務は受け入れ先企業の仕事となりますので、相当の時間と労力が必要となります。自社で全ての業務を実施していくのが困難な場合は、『登録支援機関』の利用が得策となりますので、あわせて検討が必要です。
ポイントは「二国間取り決め」
特定技能制度において、送り出し機関を経由した人材との雇用契約は必須ではありません。しかし、送り出す側の国と日本との間に「二国間取り決め」があり、その内容に現地政府認定の送出し機関を経由して雇用する、との条件が定められている国もあります。
その場合は、必ず現地政府認定の送出し機関と契約する必要があり、現在、送り出し機関を経由して人材を雇用することを義務化している国は、ベトナムとフィリピン、カンボジアそしてミャンマーの4カ国です。
送り出し機関を経由しての人材採用の場合は、一般的な手続きに加えて書類の数や工程が増えることとなりますので、その点においての進捗管理は十分に注意が必要です。
また、技能自習制度と比較して監理団体を介さない点で簡易的にはなっていますが、送り出し機関を経由するので、その分の手続きにかかる費用を要する状況になります。
これらの国から人材を雇入れる際は、送り出し機関との契約が必須となりますので、採用活動の際には事前に「二国間取り決め」の内容を十分に把握しましょう。
送り出し機関選びの注意点
技能実習制度と特定技能制度における役割の違いを把握したところで、送り出し機関を選ぶ際の注意点について解説します。送り出し機関によって、その後の各種手続きや技能実習の進捗に大きな差が生まれますので、慎重に選定されることをオススメします。
送り出し機関を選ぶ際、特に注意していただきたい項目は以下の3つ。
1. 現地政府から認定されているか
2. 送り出し機関との取引には日本の法律が適用されない
3. 事前教育の内容と日本滞在中のフォロー
では、以下より順番に見ていきましょう。
現地政府の認定
現在、送り出し機関のある国は17カ国（2022年12月現在）。各国に多くの送り出し機関が存在しますが、必ずしも政府が認定しているとは限らないのが現状です。政府が認定していない場合は、法外な手法が横行している可能性があるので特に注意が必要です。
一つの例として、実習生が自己負担する費用の額があげられます。実習生の自己負担額には各国が定めた上限が存在していますが、これを過剰に請求する送り出し機関が存在し、多額の借金を背負って来日する実習生が後を絶たないのが現状です。
多額の借金が原因で、SNSなどを通じて知り合った悪質な団体の甘い誘惑に手を染めることも考えられます。
少なくとも現地政府認定の送り出し機関であれば、監視の目が働きこれらの事態を未然に防げる可能性が高くなります。送り出し機関を選ぶ際には、必ず現地政府の認定を受けている送り出し機関であるかを把握することが重要です。
日本の法律は適用外
送り出し機関は、基本的には海外にある機関です。日本の法律は適用されず、現地の法律や習慣が適用されます。日本は特に公的書類の手続きに関して世界的に見てもしっかりしている国なので、認識のズレやギャップを感じることも少なからずあると考えられます。
認定書類の一つにしても、日本であれば当日中に出てきてもおかしくないものが一週間以上かかったり、書類作成に関しての説明が不十分のため不備で返送されたりと、不測の事態も多くあるのが現状です。
ここで重要になってくるのが、実際に送り出し機関とやりとりする監理団体や登録支援機関です。送り出し機関への書類は、必ず事前にチェックしてもらった上で提出するようにすると、時間の浪費は避けられます。
但し、十分にチェックをした上で書類などを提出しても、最終的には送り出し機関の処理能力次第で進捗が変わりますので、時間には十分な余裕をもって対応されることをオススメします。
技能実習生を送り出す国の文化やビジネスマナーを理解した上で、送り出し機関と契約することも進捗管理には大切です。
事前教育と日本滞在中のフォロー
ここでの注意点は、人材の教育やフォローを担当するスタッフの日本に対する熟知度です。
一定以上の日本語能力を有していても、日本に滞在した経験のないスタッフが、机上の知識だけで教育やフォローを担当する場合が往々にしてあるのが現状です。日本での生活や現状を認識せず、教科書通りの知識だけでは実習の現場では通用しません。
単純に日本は現地より給与が多いとの理由で就労を希望する実習生も多数いますが、物価の違いを認識せず来日し、非常に苦しい生活を強いられる場合も多いのが現状です。その結果、致し方なく実習生が犯罪行為へと手を染めることも考えられます。
日本滞在中のフォローに関しても人材の悩みをヒアリングする際に、フォロー担当者が日本での生活をイメージできなければ、適切なフォローができない事態になりかねません。
このような認識のズレやギャップを防ぐためにも、事前教育や日本滞在中のフォローを担当するスタッフが、十分に日本での生活を熟知していることが重要です。
可能であれば、受け入れ先企業で作成した業務マニュアルや生活オリエンテーション用の資料を、教育カリキュラムに組み入れてもらうなどの対策を打つことも非常に有効で、来日後の認識のズレやギャップの解消に大いに役立ちます。
絶対におさえておきたい！管理費の相場
技能実習制度において人材を雇用する場合、『送り出し管理費』の名目で費用が発生します。目安金額は実習生1名につき月額5,000円～10,000円です。こちらの金額は、契約する送り出し機関によって異なるため事前に確認が必要になり、さらに送り出し機関の他に技能実習制度の場合は監理団体の監理費も発生します。その月額目安は25,000円程度と、決して安いとは言えません。送り出し機関の管理費と合計すると月額30,000円程度の負担が必要です。
特定技能制度に関しては必ずしも送り出し機関を経由する必要がないため、送り出し機関への管理費が発生しないことが一般的です。但し、国によって送り出し機関の経由を義務化している場合があるため、技能実習生と同程度の管理費が必要となる場合があります。
特定技能制度で特に注意が必要なのは、登録支援機関の利用にかかる管理費です。監理団体を経由しないので、人材の生活支援の義務は受け入れ企業が背負うことになりますが、内容が多岐にわたり相当な業務量となるため、登録支援機関の利用が得策と言えます。
そのため、監理団体と同程度の管理費が発生し、登録支援機関に月額25,000円～30,000円の支払いが必要です。支払う先が変わるだけで受け入れ先企業の月額の費用負担は、技能実習制度と特定技能制度においてほぼ同じになります。
各制度の月額管理費に加えて雇入れの際にかかる初期費用があり、こちらも送り出し機関によって金額に差があります。目安としては人材1名につき40万円～80万円と幅が大きく、費用の面でも送り出し機関の選定は大変重要です。
例えば、1名の採用で初期費用に50万円と月間管理費が3万円掛かった場合、年額86万円の負担となります。最低賃金レベルで給与計算しても、この金額も加味すると技能実習1年目の諸費用は大きくなり、実際に費用対効果を感じるのは2年目以降です。
よって、管理費や初期費用に掛かった費用を勘案して費用対効果をあげるには、いかに良質な職場環境を提供し、長期間にわたって働いてもらうことがポイントとなります。
安価で良質な人材の雇用が実現できると、期待をもって制度利用を検討される受け入れ先企業も多いのですが、実際は一般的な日本人従業員の新卒採用と大差はないと言えます。
また、極端な為替相場の変動があった場合には、管理費等が変動することもありますので、資金には十分な余裕をもって検討することが重要です。
まとめ
以上、送り出し機関を選ぶときの注意点について解説してきました。
技能実習制度と特定技能制度において、送り出し機関の役割はとても大きく重要なものです。選ぶ送り出し機関によって選定人材のその後の働きに与える影響は絶大で、慎重に行う必要があります。
各種制度の運営開始当初に比べ今は情報が多く、最近では受け入れ先企業と送り出し機関とをマッチングするサービスなども豊富になっています。送り出し機関の数も年々増加傾向にあり、見合う先が見つからないときは、これらのサービスを利用することが得策です。
最初に余分な費用が発生するように感じるかもしれませんが、後々のトラブル発生のリスクを考えると、必要経費として十分にご検討いただけるのではないでしょうか。
採用される人材と受け入れ先企業にとって、円満な雇用契約となるよう送り出し機関の選定は慎重に行いましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
